歯科業界はデジタル化が遅れている分野の一つと言われることが多く、その象徴とも言えるのがFAXの存在です。一般的に、FAXは「時代遅れ」「非効率」と思われがちですが、実際には現在も多くの医療機関や取引先がFAXを使い続けています。

城北歯科も、FAXには正直あまり良い印象を持っていませんでした。確かに、送信の手軽さや紙での記録が残ること、そして一定の秘匿性が確保されるというメリットはあります。しかし、その一方で情報のやり取りが一方向でしかできず、送信の確認作業が必要になること、データ管理や情報共有の手間が増えることなど、デメリットのほうが目立っていると感じていました。

実際、当院にも長年使われている古いFAX機がありましたが、それは「取引先がFAX対応しかできないから」という理由で仕方なく残していたもので、積極的に使うことはありませんでした。

それは、電話対応とFAX業務をDX化するツールを導入したこと。これにより、FAXの扱いが劇的に変わったのです。

このツールを使うと、FAXの送受信は医院のiPhoneやPCからすべて管理できるようになり、紙を使わずにデータ化された状態でやり取りが可能になりました。送信に関しても、iPhoneで撮影した書類を即座にデータ化し、登録した電話帳リストからワンタップで送信するだけ。もちろんPC等で作成したPDFもワンクリック送信。受信したFAXもPDFとして保存されるため、すぐにスタッフと共有でき、必要なものだけプリントアウトすれば済みます。

今まで、FAXを送るためにわざわざ紙をセットし、送信後に相手に届いたかどうか確認し、受信した紙を整理して管理する…といった手間が当たり前だと思っていました。しかし、このDXツールを導入したことで、「今までは一体何だったのか？」と驚くほどの業務効率化が実現しました。

FAXは確かに時代遅れのように見えますが、デジタル化と組み合わせることで、驚くほど便利なツールに生まれ変わります。FAXを手放すのではなく、活かす方法を見つけることで、業務の効率が大きく向上することを実感しました。

「FAX＝レトロ」ではなく、「FAX×DX＝最強ツール」でした。